Kirkon palvelukeskukseen=Kipaan siirtyminen 1.5.2013

Kirkkohallitus edellytti, että seurakunnat tekevät päätöksen keväällä 2011 siitä, milloin seurakunta liittyy Kipan = Kirkon Palvelukeskuksen asiakkaaksi. Kirkon Palvelukeskus hoitaa kirjanpitoa, palkanlaskentaa , laskutusta, maksatusta ja tilinpäätöksen tekoa. Pilottiryhmä siirtyi Kipan asiakkaaksi jo vuonna 2012. Ensimmäiset varsinaiset asiakkaat liittyivät vuoden 2013 alusta ja Pihtiputaan seurakunta liittyy Kipaan toukokuun 2013 alusta alkaen. Viimeiset asiakkaat liittyvät vuonna 2017. 

Pihtiputaan seurakunnan kirkkoneuvosto teki keväällä 2011 ennen virkakauttani päätöksen liittyä Kipaan ensimmäisten liittyjien joukossa. Mikä sitten muuttuu henkilöstön osalta. Huomattavin muutos on varmaan se, että työpanosta siirtyy paikkakunnalta muualle ja että työntekijät joutuvat opettelemaan sähköisen tavan käsitellä matka- ja kululaskuja. Tällä hetkellä toiminnassa on Oulun palvelupiste ja myöhemmin toimipisteitä avautuu Lahteen, Porvooseen ja Kuopioon. Kipan tarkoitus on keskittämällä osaamista muutamalle paikkakunnalle vähentää taloushallinnon kokonaiskuluja. Miten siinä tullaan onnistumaan, sen näyttää tulevaisuus. 

Mikä sitten muuttuu asiakkaisiin päin Pihtiputaan seurakunnassa. Huomattavin muutos, joka näkyy yhteistyökumppaneille, on se, että kun laskut nyt lähetetään Pihtiputaan seurakuntaan, niin 1.5. alkaen laskut tulee lähettää Oulun toimipisteeseen tarkoin määrättyyn osoitteeseen. Tästä tullaan informoimaan erillisellä kirjeellä seurakunnan vakioasiakkaita. Seurakunta ei voi 1.5. jälkeen ottaa paikallisesti vastaan yhtään laskua, vaan se informoi laskuttajia, jotta he voivat postittaa laskut oikeaan paikkaan. Kaikilla laskuttajilla tulee olla y –tunnus.  Laskut skannataan järjestelmään Oulun toimipisteessä, jonka jälkeen ne lähtevät sähköisesti tiliöinti- ja hyväksymiskierrokselle takaisin seurakuntaan. Kun laskut ovat hyväksytyt, ne menevät maksatukseen, jonka toimenpiteen tekee myös Oulun toimipiste ja laskujen maksuun hyväksyntä tapahtuu ainoastaan sähköisesti paikallisessa seurakunnassa. 

Maksettavien laskujen lisäksi myyntilaskut kuten virkatodistuslaskut ja hautajaisiin liittyvät laskut lähtevät Oulun toimipisteeseen, jossa sitten varsinainen lasku kirjoitetaan ja postitetaan asiakkaalle. Nyt ei ole enää 1.5. jälkeen mahdollista asiakkaan saada laskua heti käteen. 

Työntekijät tekevät matka- ja kululaskut nk. Akkunan kautta sähköisesti ja he joutuvat sähköisesti tiliöimään laskuja. 

Kirjanpito ja palkanlaskenta hoidetaan 1.5. alkaen Oulun toimipisteessä, joskin aineisto, mihin kirjanpito tai palkanlaskenta perustuu toimitetaan sähköisesti Oulun toimipisteeseen tiettyjä ennakkoon määrättyjä toimintatapoja käyttäen. 

Seurakunta tekee nk. välitilinpäätöksen 30.4.2013. Välitilinpäätöksen luvut siirtyvät pohjaksi kirjanpidolle, joka tapahtuu sitten 1.5. jälkeen Oulun toimipisteessä. Kesä ja syksy 2013 näyttävät, miten järjestelmä toimii. Syksyllä 2013 on saatavissa Kipaan siirtymisestä jo kokemuksia.

                                                          Margit Bister, taloupäällikkö